Intercambio de documentos en bibliotecas de museos

Intercambio de documentos en bibliotecas de museosEn la actualidad son numerosas las bibliotecas que ven recortados sus presupuestos anuales. Este hecho incide directamente en las colecciones, reduciendose así el acceso a la cultura por parte de los ciudadanos. En este sentido, las bibliotecas de museos no son una excepción. Ante este panorama, existen formas de aminorar esos efectos negativos de la crisis, reforzando ciertas tareas que normalmente ya se llevan a cabo en muchas bibliotecas de museos, como es el intercambio de documentos.

¿En qué consiste el intercambio de documentos?

Es un método de adquisición en el cual no existe un intercambio monetario, y que se basa en ofrecer un documento a cambio de otro. Sin embargo se han de tener en cuenta diversos factores: el valor de la publicación que intercambiamos, la cantidad, la calidad, etc., ya que lo que recibimos y lo que enviamos a cambio no siempre tiene el mismo valor.

¿Cuáles son los beneficios?

Existen 4 beneficios principales en el intercambio de publicaciones en una biblioteca de museo:

  1. Dar salida a documentos duplicados que no ingresamos, ya que en las bibliotecas no se ingresa de forma sistemática todo el material que se recibe.
  2. Difundir publicaciones editadas por nuestra institución, para que lleguen a otras bibliotecas y centros de documentación de similar temática. De esta manera damos a conocer las colecciones del museo, las exposiciones, los trabajos de investigación, y en general toda la actividad que se genera entorno al museo del que formamos parte.
  3. Conseguir a cambio documentos de interés a costes mínimos, que suelen ser: gastos de envío y gastos en recursos humanos para la gestión de la colección de duplicados (inventariado, selección de instituciones, envío de listas, publicación de las listas en diversos medios, recepción y gestión de las solicitudes, etc.).
  4. Ampliar relaciones con otras instituciones: además de los beneficios anteriores, a través del préstamo interbibliotecario conseguimos también crear vínculos con instituciones afines a la nuestra. De esta forma creamos una red de contactos de la que en un futuro nos podremos beneficiar.

¿Qué intercambiar?

Básicamente cualquier material que creamos que pueda interesar a alguna institución afín a la nuestra. En general, en las bibliotecas de museos se suelen intercambiar:

  1. Documentos editados por el propio museo: publicaciones periódicas, Intercambio de documentos en bibliotecas de museosboletines, agendas de actividades, catálogos de exposiciones y/o de colecciones del museo, monografías, guías, actas de jornadas, etc.
  2. Documentos duplicados que llegan a través de intercambio o donativo y que, tras un minucioso análisis, se descarta su ingreso (por ser duplicados, por no ser de relevancia para la colección de nuestra biblioteca, etc.).
  3. Documentos expurgados, que ya formaban parte de la colección y que, por motivos diversos, se dan de baja.

¿Cómo gestionarlo desde las bibliotecas?

El método para gestionar la colección de publicaciones de intercambio puede depender, en gran medida, del volumen de documentos. Si disponemos de una cantidad reducida de publicaciones, es posible que podamos gestionarlo fácilmente con un Excel o incluso con una pequeña base de datos en Access. En caso de un volumen elevado de documentos, se ha de tener en cuenta que debemos contar con un sistema eficaz que nos permita llevar a cabo un control exhaustivo de las entradas (ejemplares que recibimos de una institución) y las salidas (ejemplares que enviamos).  De esta manera sabremos si lo que estamos enviando compensa con lo que vamos a recibir a cambio por parte de una institución concreta.

En este último caso en que manejemos una cantidad importante de documentos,  lo idóneo es gestionarlo a través del SIGB (Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas) de la biblioteca. De esta forma, centralizamos el proceso en una única plataforma de acceso libre al personal bibliotecario, sin necesidad de invertir esfuerzos en la elaboración de otro recurso, ni de duplicar información. Para hacer esto será necesario disponer en nuestro SIGB de un fichero de proveedores que podamos enlazar de alguna manera a un registro bibliográfico, indicando cuándo se trata de una entrada y cuándo de una salida. El resultado final será un listado de instituciones en el que podamos visualizar, de forma clara, el número de documentos de entrada y salida. En un análisis más exhaustivo, se tendría que hacer un cálculo del valor de los documentos que enviamos y recibimos, para no basar el intercambio únicamente en un factor cuantitativo.

Si el SIGB de la biblioteca de museo no nos permite hacer esto y disponemos de un volumen elevado de documentos para intercambiar, necesitaríamos de una base de datos a medida para la gestión del intercambio bibliográfico. En este caso, Access puede solucionarnos muy bien esta tarea.

¿Cómo gestionáis vosotros el intercambio de publicaciones en vuestra biblioteca?

Esta entrada fue publicada en Bibliotecas, Bibliotecas de museos, SIGB y etiquetada , , , , , . Guarda el enlace permanente.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *